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Verteilergruppen - Anlegen und verwalten

Verteilergruppe anlegen

Klicken Sie in der Ordnerübersicht auf den Ordner <Verteilergruppen> um eine Übersicht der angelegten Verteilergruppen zu bekommen. Um eine neue Verteilergruppe anzulegen, klicken Sie auf den Button <Neu> oder #popup <Neu> Es öffnet sich ein neues Fenster, indem die Verteilergruppe definiert werden kann.

Zuerst geben Sie die Beschreibung der Verteilergruppe und die Sicherheitsstufe an. Um einen Kontakt in die Verteilergruppe aufzunehmen klicken Sie auf den Button <Hinzufügen> es erscheint eine Liste mit den angelegten Kontakten. Wählen Sie aus der Liste einen Kontakt aus und klicken Sie auf den Button <Hinzufügen>. Sie können beliebig viele Kontakte in die Verteilergruppe aufnehmen. Um einen Kontakt aus der Verteilergruppe zu löschen, wählen Sie den zu löschenden Kontakt aus der Liste und klicken Sie auf den Button <Löschen>.

Anmerkung: Ist eine Verteilergruppe einem Dokument zugewiesen und wird ein Kontakt in die Verteilergruppe aufgenommen, so erhält dieser Kontakt sofortigen Zugang zu der Verteilergruppe. Vice versa, wenn ein Kontakt aus einer Verteilergruppe gelöscht wird, verliert er auch Zugang zu den Dokumenten.

Ist die Erstellung der Verteilergruppe abgeschlossen, klicken Sie auf den Button <OK> um das Fenster zu schließen.

Verteilergruppe bearbeiten

Um eine Verteilergruppe zu bearbeiten, doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf die zu bearbeitende Verteilergruppe oder #popup <Eigenschaften>. Die Verteilergruppe wird in einem neuen Fenster geöffnet. Bearbeiten Sie die Verteilergruppe  wie oben beschrieben und speichern Sie die  Änderungen über den Button <OK>.

Verteilergruppe löschen

Löscht den gesamten Verteiler. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Sind Personen nur in dem zu löschenden Verteiler aufgenommen, so verlieren diese den Zugriff auf die Dokumente für die dieser Verteiler definiert wurde

Verteilergruppe kopieren

Um einen Verteiler zu kopieren wählen Sie jenen aus der Liste, des als Basis dienen soll. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag <Verteilergruppe kopieren>. Das Fenster zum Definieren des Verteilers wird geöffnet. Die Kopie bekommt die Bezeichnung <Kopie...>.Ändern Sie die Bezeichnung und nehmen Sie weitere Stellen in den Verteiler auf. Speichern Sie den neuen Verteiler mit <OK>

Verteilergruppe drucken

Um eine einzelne Verteilergruppe zu drucken, wählen Sie diese aus der Liste der Verteiler und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Verteilergruppe drucken>. Der Report öffnet sich in einem neuen Fenster.

Verteilergruppe exportieren

Die Kontakte in einer Verteilergruppen können nach MS Excel zur weiteren Verarbeitung exportiert werden, wobei gewählt werden kann welche Daten (Name, Adresse, E-Mail etc) exportiert werden soll. Aufgerufen wird der Export über das Menü der rechten Maustaste.