Alle im DLS verwalteten Dokumente können auch per E-Mail versendet werden. Wählen Sie aus den Dokumenten das zu versendende aus. Klicken Sie auf den Button <Mail> um das Dokument per E-Mail zu versenden, wobei folgendes zu beachten ist. Liegt von dem Dokument eine freigegebene Version vor und klicken Sie auf diesen Button, so wird das freigegebene Dokument verschickt. Liegt kein freigegebenes Dokument vor, so wird das Dokument in Bearbeitung (Draft) verschickt.

Freigegebene Version mailen

 

Um das bereits freigegebenes Dokument per E-Mail zu versenden #popup <Tools> und wählen Sie den Untermenüeintrag <Freigegebene Version mailen>

Entwurf mailen

Um einen Dokumentenentwurf per E-Mail zu versenden #popup <Tools> und wählen Sie den Untermenüeintrag <Entwurf mailen>

Mail absetzen

Haben Sie nun einen der oberen Punkte gewählt, so öffnet sich ein neues Fenster zum versenden der Mail. In diesem Fenster können Sie nun zuerst festlegen, wie das Dokument versendet werden soll. Wenn sie <Sende Dokument als Link> wählen, so wird das ein Link zu dem Dokument am Inter/Intranetserver generiert und dieser verschickt. Wählen Sie <Sende Dokument als Anhang>, so wird das Dokument direkt mit der Mail verschickt.
Unter <Zusätzlicher Mailtext> können Sie noch Anmerkungen zum Dokument verfassen

Empfänger: Wenn Sie auf die Seite Empfänger wechseln können Sie die Empfänger der Mail bearbeiten. Automatisch werden jene Mailadressen in die Empfängerliste aufgenommen, die im Verteiler des Dokumentes sind. Sollen einige aus der Liste die Mail nicht erhalten, so löschen Sie den Empfänger einfach raus. Sollen zusätzliche Personen die Mail erhalten, so schreiben Sie diese Mailadressen einfach hinzu. Die Empfängerliste ist ein einfaches Textfeld und kann somit leicht bearbeitet werden. Wichtig ist zu beachten, dass nur eine Adresse pro Zeile stehen darf.