Um ein neues Dokument zu erstellen, klicken Sie auf den Button <Neu> oder im Kontextmenü auf den Eintrag <Neu>.Es erscheint ein neues Fenster in dem folgende Parameter angegeben werden:

Ordner:

Wenn Sie nicht bereits im richtigen Ordner sind, können Sie hier den Ordner wählen.

Dokument von Vorlage oder importieren:

Um ein neues Dokument anzulegen, müssen Sie entweder eine Vorlage angeben, oder ein bestehendes Dokument in das System importieren. Sie haben nur einen dieser Parameter anzugeben.

Vorlage:

Sie können zum Erstellen eines neuen Dokumentes eine Vorlage verwenden. Dafür wählen Sie aus der Liste die gewünschte Vorlage aus.

Import

Um ein Dokument zu importieren, klicken Sie auf den Button rechts des Eingabefeldes. Es erscheint ein Dialog in dem das Dokument ausgewählt werden kann.

Beschreibung

Geben Sie hier den Titel des Dokumentes an.

MS Word Parameter:

Handelt es sich bei dem neuen Dokument um ein MS Word Dokument, so können Sie definieren, ob die Kontaktinformationen an das neue Dokument gesendet werden sollen (Name, Firma, Adresse etc) und des weiteren, ob die QM- Spezifischen Informationen an das Dokument gesendet werden sollen.

Sicherheit

Unter dem Punkt <Sicherheit> wird definiert, wer Zugriff auf das Dokument haben soll.

• Öffentlich: Alle können das Dokument lesen.
• Beschränken auf Verteiler: Nur Personen, die im Verteiler angegeben sind, können das Dokument lesen.
• Privat: Nur der Ersteller kann das Dokument lesen

Status:
Bei einem neuen Dokument ist der Status in Normalfall <Entwurf>. Es kann aber auch vorkommen, dass ein bereits bestehendes Dokument in einem anderen Status importiert wird, dann kann der korrekte Status hier eingestellt werden.

Code:
Manche Unternehmen, verwenden eine Codierung, um Dokumente leichter und schneller identifizieren zu können. Hier können Sie den entsprechenden Code angeben.

Version:
Bei einem neuen Dokument ist im Normalfall die Versionsnummer des Dokumentes 1. Es kann aber auch vorkommen, dass ein bereits bestehendes Dokument, das bereits eine höhere Versionsnummer hat, importiert wird, dann kann die korrekte Versionsnummer hier eingestellt werden.

Sind alle notwendigen Felder ausgefüllt, so klicken Sie auf den Button <Weiter>.

Verantwortlichkeiten

Auf der nächsten Seite, kann festgelegt, ob das Dokument z.B. einem Kunden oder einem Mitarbeiter fix zugewiesen werden soll. Wollen Sie z.B. einen Brief erstellen und soll die Adresse direkt an das MS Word Dokument gesendet werden, so müssen Sie unter <Kontakt> den Empfänger des Briefes angeben. Des weiteren können die Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Wird ein neues Dokument angelegt, so werden als Vorgabewerte jene Werte genommen, die für den Ordner als solche angelegt wurden.

Anmerkungen:
Unter <Anmerkungen> können Sie zusätzliche Informationen zur Erstellung des Dokumentes angeben

Klicken Sie auf den Button <Weiter> um zur nächsten Seite zu gelangen

Verteilergruppe anlegen

Sie können nun für das Dokument den Verteiler anlegen. In der Liste sind bereits jene aufgenommen, die als Verantwortliche angelegt wurden. Zusätzlich der Kontakt, an dem das Dokument adressiert ist und jene Kontakte die für den Ordner als Vorgabewerte angelegt wurden.