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Dokumente - Kategorien

Die Dokumenteneigenschaften wurden leicht umgestellt und ein neuer Punkt kam hinzu - die Dokumentenkategorien. Hier können Dokumente frei definierbaren Kategorien zugeordnet werden. Doppelklicken Sie in das Feld um die Kategorienauswahl zu starten. Sind noch keine Kategorien angelegt, oder wollen Sie vorhanden bearbeiten klicken Sie auf <Anlegen> wollen Sie einem Dokument Kategorien zuweisen, so wählen Sie diese aus der Liste aus indem Sie auf den Eintrag doppelklicken. Gewählte Einträge werden mit einem Häckchen in dem Kästchen angezeigt. Klicken Sie <OK> um die Eingabe abzuschließen
MRU - Ordner und Dokumente

Bei den MRU (most recently used oder zuletzt verwendete) Dokumente und Ordner wurde zum einem das System so ungestellt, dass nun auch beim Öffnen eines Dokumentes das Dokument zur Liste hinzugefügt wird, bisher war es nur beim checkout und zum anderen die Liste der Ordner auf 25 Einträge beschränkt wurde. Zusätzlich gibt es ein Reset Möglichkeit, indem man mit der rechten Maustaste auf den Balken klickt und den Eintag <Alle zurücksetzen> anklickt. Es werden alle MRU Einträge (Ordner und Dokumente) gelöscht.
Filteranzeige

Werden Dokumente oder Kontakte gefiltert so wird das im Verzeichnisbaum angezeigt, indem daneben der Ausdruck <Filter angewendet> angegeben wird. Wird der Filter gelöscht, so verschwindet auch diese Anzeige wieder. Achtung bei der Neuanlage von Kontakten und Dokumenten: wurde früher bei der Neuerstellung eines Dokumentes der Filter gelöst und alle Dokumente angezeigt, so wird nun bei der Neuerstellung eines Dokumentes der Filter beibehalten. Dadurch kann es dann natürlich auch dazu kommen, dass ein neu erstelltes Dokument in der Liste nicht angezeigt wird, wenn der Filter nicht passend ist. In dem Fall ist der Filter zuerst aufzuheben und dann wird auch das neue Dokument angezeigt.
Dokumenteninformationen - Dokumentenpfad

Bei den Dokumenteninformationen in den Word und Excel - Dokumenten gibt es eine neue Eigenschaft "DLSFolderPath" die im Dokumentennamen den DLS - Ordnerpfad anzeigt, sodass die Dokumente im DLS für Benutzer, die lieber über die Ordnerstruktur navigieren, als über die Suche schneller zu dem betreffenden Dokument kommt. Hinweis: Diese Option steht nur bei neuen Dokumenten bzw. bei Dokumenten zur Verfügung, bei denen die Informationen vom DLS an das Office Dokument gesendet wurden. Für diese Funktion ist kein komplettes Update notwendig sondern nur eine Aktualisierung der Datei qm.dll - diese stellen wir in Kürze zum Download zur Verfügung.
Benutzerinformationen zu Dokumenten

Wenn man einen Kontakt löschen will, kann es zu der Meldung kommen, dass der Kontakt nicht gelöscht werden kann, weil er in Verwendung ist, auch wenn er aus allen Verteilergruppen gelöscht wurde. Das liegt daran, dass der Kontakt noch vielleicht als Standardprüfer oder Freigebender bei den Ordnern oder Kontakten angegeben ist. Um einen leichteren Überblick zu bekommen , wo der Kontakt noch in Verwendung ist, hat man nun die Möglichkeit, das bei den Kontakten über das Menü der rechten Maustaste zu machen, in dem man auf den Menüpunkt <Dokumenteninfos zu Benutzer> klickt.

Sie bekommen eine detaillierte Übersicht wie oft der Kontakt als z.b. Standardprüfer angegeben wurde und auch eine Übersicht in welchen Ordnern und Dokumenten. (hier nicht abgebildet) In weiterer Folge können Sie die Benutzerumleitung verwenden, um diese Standardvorgaben an einen anderen Benutzer oder Kontakt weiterzugeben.
Desktop - Verknüpfungen zu Ordnern

Wie bei den Dokumenten kann auch eine Verknüpfung zu Ordnern am Desktop abgelegt werden. Aufzurufen über das Menü der rechten Maustaste. Diese Option ist nur bei Dokumentenordnern möglich. Es gilt ebenfalls Desktop - Verknüpfungen - Einstellungen
Ordnerinformationen

In den Ordnereigenschaften wurde ein weiterer Reiter hinzugefügt, mit dem Namen <Info>. Hier werden Informationen zu dem gewählten Ordner angezeigt und man kann unter anderem sehen, wann der Ordner erstellt wurde, wie viele Dokumente sich insgesamt in dem Ordner befinden bzw. auch wer aller Zugriff auf Dokumente in dem Ordner hat, was v.a. dann recht interessant ist, wenn ein Ordner gelöscht werden soll und das DLS meldet, dass der Ordner nicht gelöscht werden kann, weil sich noch Dokumente in dem Ordner befinden, auf die man selbst aber keinen Zugriff hat. So kann man sehen, wer aber noch Zugriff auf Dokumente hat und kann den dann eventuell auffordern die Dokumente zu löschen oder zu verschieben, dass der Ordner gelöscht werden kann. Wenn in der Information unter Gelöschte Dokumente ein Wert größer 0 angezeigt wird, so muss der Mülleimer geleert werden, damit der Ordner gelöscht werden kann.
Links zu Ordnern

Wie zu einzelnen Dokumenten können nun auch Links zu ganzen Ordnern erstellt und in Dokumenten übernommen werden. Dazu öffnen Sie Ordnereigenschaften und klicken auf den blauen Link. Der rechtsstehende Text wird in die Zwischenablage übernommen und kann dann weiterverarbeitet werden. Klickt man z.B. in einem Word Dokument auf den Link - so öffnet sich das DLS und navigiert automatisch zu dem entsprechenden Ordner.
Desktop - Verknüpfungen - Einstellungen

Will man die Verknüpfungen zu den Dokumenten im DLS nicht frei am Desktop "herumfliegen lassen" dann kann man in den Einstellungen einen Unterordner angeben, in dem die Verknüpfungen abgelegt werden sollen. Der Unterordner wird automatisch mit dem in den Einstellungen angegebenen Namen erstellt.
Desktop - Verknüpfungen zu Dokumenten

Bei den Dokumenten gibt es über das Menü der rechten Maustaste eine neue Option <Desktopverknüpfung erstellen>. Mit dieser Option lassen sich am Dekstop Verknüpfungen zu Dokumenten im DLS ablegen, um oft verwendete Dokumente zu bookmarken. Voraussetzung dafür ist, dass das DLS eigene Protokoll registriert ist. Weitere Infos finden Sie hier
Lenken von MS Word Formularen
Das Lenken (Senden der DLS Informationen, wie Ersteller, Prüferm Freigebender) ist nun auch bei geschützten MS Word Formularen möglich. Voraussetzung ist jedoch, dass kein Passwort beim MS Word Dokument vergeben ist. Der Inhalt von Formulardaten wird nur dann erhalten, wenn das Dokument geschützt ist. Ist kein Dokumentenschutz bei Formulardaten vorhanden, so werden die Formulardaten beim Lenken resettet. Technisch gesehen, hat das den Grund, dass beim "normalen" Lenken auch die Felder im Hautdokument aktualisiert werden und das hat bei MS Word zur folge, dass die Feldwerte gelöscht werden. Ist ein Dokumentenschutz vorhanden, so erkennt das DLS das und aktualisiert die Felder im Hauptdokument nicht, sondern nur die Felder in Kopf und Fusszeile.
Um den Dokumentenschutz im MS Word zu aktivieren, klicken Sie im Menü <Extras> auf den Eintrag <Dokument schützen> und wählen oben angeführte Einstellungen. Bestätigen Sie mit <Ja, Schutz jetzt anwenden>
Dokumenteneigenschaften - Checkin - Checkout

Beim Checkin und Checkout wird nun mitgeloggt welchen lokalen Dateiname das Dokument beim Checkout auf der Workstation bekommt. Beim Checkin wird geprüft, ob die Dateinamen übereinstimmen. Das wurde implementiert, um zum einem die Sicherheit zu erhöhen, zum anderen eine leichtere Übersicht zu bekommen, wo sich die Dokumente auf der lokalen Festplatte befinden.
Aufbau Dokumentenliste und Kontaktliste

Der Aufbau der Dokumentenliste wurde beschleunigt und es werden die Dokumente bereits angezeigt, wenn noch die Liste aufgebaut wird. Das ist eine Änderung zur bestehenden Version, wo die Liste erst angezeigt wird, wenn sie komplett geladen wurde. Weiters wurde ein Fortschrittsbalken in die Statusleiste aufgenommen, um einen Überblick über den Fortschritt zu haben. Ein weitere Neuerung ist, dass nicht gewartet werden muss, bis ein Ordner vollständig geladen wurde, um in einen andere Ordner zu wechseln. Wird während des Ladens auf einen anderen Ordner geklickt, so wird das Laden des ersten Ordners abgebrochen und der neue geladen.
Suche in Verteilergruppen

Beim der Anlage und Definition von Verteilergruppen kann nach Mitgliedern in der Liste gesucht werden, um in großen Verteilergruppen schneller einen Überblick zu bekommen. Des weiteren wurde die Liste der Verteilergruppen wurde um Aktualisierungsinformationen erweitert. Man sieht damit auf einen Blick, wer zuletzt eine Verteilergruppe überarbeitet hat.
Suche im Verteiler

Beim der Anlage und Definition von Verteilern kann nach Mitgliedern und Gruppen in der Liste gesucht werden, um in großen Verteilern schneller einen Überblick zu bekommen
Mails: Sendedatum und Sendezeit einstellen

Beim Versenden von Mails kann das Sendedatum und die Sendezeit eingestellt werde um ein verzögertes Versenden von Mails und Dokumenten zu erreichen.
Auswahl des Ordners

Beim Kopieren oder der Neuanlage eines Dokumentes wurde die Ansicht und Auswahl des Zielordners geändert. Klicken Sie auf den Blauen Text oder den Button rechts vom Ordner, dann öffnet sich ein eigenes Fenster in dem nach dem Zeilordner gesucht werden kann. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Ok> um den Ordner zu übernehmen.
Dokumentenordner verschieben beschleunigt
Das Verschieben der Dokumentenordner im Verzeichnisbaum wurde beschleunigt, indem nach dem Verschieben der Verzeichnisbaum nicht neu eingelesen wird.
Löschen von Dokumenten
Wurde von den Dokument Tasks zu dem Dokument gewechselt, so kam es zu einer Fehlermeldung wenn das Dokument gelöscht werden sollte. Dieser Fehler wurde behoben
Dokument Tasks - Zugewiesen von Korrektur
Bei den Dokument Tasks wurde nicht der Name dessen angezeigt, der den Task zugewiesen hat, sondern der Name dessen, der ihn zugewiesen bekommen hat. Das wurde korrigiert.
Behoben: Doppelklick bei prüfen und freigeben



Beim Prüfen, zur Prüfung kennzeichnen und Freigeben wurde eine Fehlermeldung aufgezeigt, wenn auf die entsprechende Schaltfläche doppelgeklickt wurde. Das wurde dadurch behoben, dass nach dem ersten klick die Schaltfläche deaktiviert wird
 

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