Das Dokumentenleitsystem vereinfacht die Verwaltung von Dokumenten und hilft dem Benutzer, die Übersicht zu bewahren. Die Dokumente werden wie gewohnt in ihrer Office Anwendung erstellt, die Verwaltung erfolgt jedoch über das DLS.

Ordnerstruktur



Die Ordnerstruktur unterscheidet sich grundsätzlich von einer Ordnerstruktur auf einem normalen Fileserver dadurch, dass jeder Benutzer nur jene Einträge sieht, auf die er auch Zugriff hat und für die er im Verteiler aufgenommen wurde. Bei der Erstellung eines Ordners können gleich für die Dokumente die Vorgabewerte für Prüfer und Freigebenden sowie Verteiler eingestellt werden.

Dokumentenverzeichnis



Das Dokumentenverzeichnis gibt einen Überblick über alle Dokumente, die das QM- System umfaßt. Es werden Dokumentencode, Bezeichnung, Ausgabedatum, Versionsnummer, Ersteller, Bearbeiter, Prüfer, Freigebender etc. übersichtlich angezeigt.

Aus diesem Verzeichnis können die einzelnen Dokumente aufgerufen werden. Suchen und filtern innerhalb dieses Verzeichnisses nach bestimmten Kriterien, wie z.B. Bezeichnung des Dokumentes, Status von Dokumenten, Ausgabedatum, Ersteller, etc. ist ebenfalls möglich. Nebenbei ist auch eine Volltextsuche auch (inkl PDF Dokumenten) möglich.

Dokumenteneigenschaften



Über die Dokumenteneigenschaften können sämtliche Einstellungen zu dem Dokument vorgenommen und geändert werden. Weitere Features sind:

• Document Events: Aufzeichnung über alle Aktionen zu dem Dokument (wer hat wann das Dokument erstellt, geprüft, freigegeben, betrachtet)
• Document Checkins: Jedes mal, wenn das Dokument eingecheckt (am Server gespeichert ) wird, wird eine Kopie des Dokumentes am Datenbankserver abgelegt. Somit kann auch innerhalb einer Revision zu einem früheren Stand zurückgekehrt werden.
• Document Mails: Wann wurde von wem an wen das Dokument verschickt.
• Bearbeitungszeiten: Wie lange wurde das Dokument von wem bearbeitet

Workflow



Für jedes Dokument kann Prüfer und Freigebender angegeben werden. Hat der Ersteller die Bearbeitung abgeschlossen, so markiert er es zur Prüfung. Der Prüfer bekommt nicht nur eine automatische Mail aus dem System mit der Verständigung, dass das Dokument zu prüfen ist, sondern auch in seine Document Tasks einen Eintrag. Nach der Prüfung wird das Dokument an den Freigebenden weitergeleitet (oder kommt zurück zum Ersteller, wenn das Dokument zurückgewiesen wurde). Während der Freigabe, kann das Dokument an alle über den Verteiler definierten Stellen per E-Mail versendet und in Kenntnis gesetzt werden, dass es ein neues Dokument im System gibt oder es zu einer Neuausgabe eines Dokumentes kam.

Document Tasks



Welche Arbeiten im System zu erledigen sind werden dem Benutzer in einem Blick über die Document Tasks gezeigt. Der Benutzer sieht auf einen Blick, welche Dokumente zu prüfen, freizugeben und einzuchecken sind.

Verteiler



Über den Verteiler können Dokumente den entsprechenden Stellen schnell und einfach zugewiesen und gleichzeitig das Dokument betreffende Berechtigungen vergeben werden.

Änderungsdienst
Bei der Ausgabe oder Neuausgabe eines Dokuments wird:

• Änderungsgrund, Änderungsdatum, Versionsnummer, Name des Bearbeiters, etc. erfaßt.
• Über einen automatischen Versionsvergleich die Änderungen im Dokument entsprechend markiert.
• Eine Sicherungskopie der bisher gültigen Version angelegt.
• Das Dokument automatisch gedruckt, oder in einem speziellen Dokumentenspooler abgelegt, um es später auszudrucken.

Wenn ein Dokument überarbeitet werden muß, so wird immer eine vollständige Kopie des Dokumentes zur Bearbeitung angeboten. Damit wird sichergestellt, daß immer ein aktuell gültiges Dokument zur Verfügung steht.

History Charts



Mit einem History Chart kann betrachtet werden, welche Änderungen über die Jahre hinweg bei einem Dokument vorgenommen wurden, und es können die einzelnen Änderungen in den Sicherungskopien der Dokumente nachgeschlagen werden.

Verknüpfung der Dokumente



Weiterführende Dokumente können erfasst und als Baumstruktur dargestellt werden. So kann auf einen Blick ermittelt werden von welchen Dokumenten ein Dokument referenziert wird auf welche Dokumente es referenziert. Die weiterführenden Dokumente können als Link auch an das MS-Word Dokument übergeben werden und direkt im Word Dokument angeklickt werden - wobei sie dann wieder im DLS geöffnet werden.

Kontakte



Features der Kontaktverwaltung:

• Alle Dokumente zu einem Kontakt können in einem Mausklick betrachtet werden
• Kontakte können auch über einen Verteiler gesteuert werden, so kann man beeinflussen wer auf welchen Kontakt Zugriff hat.
• Kontakte können als vCards exportiert und importiert werden
• Kontakte können nach MS Outlook exportiert und abgeglichen werden.
• Export der Kontakte nach MS Excel

Verteilergruppen



Über den Verteiler kann der Zugriff auf ein Dokument gesteuert werden. Um das zu vereinfachen, können Verteilergruppen angelegt werden und in die Verteiler der Dokumente diese Verteilergruppen dann aufgenommen werden. So können Gruppen wie z.B. Einkauf, Verkauf, Produktion etc angelegt werden und den Dokumenten diese Verteilergruppen zugewiesen werden. Wird für den Einkauf ein neuer Mitarbeiter aufgenommen, so muss er lediglich in die entsprechende Verteilergruppe aufgenommen werden und hat sofort Zugriff auf alle notwenigen Dokumente.

Benutzerverwaltung



Damit die Verwaltung der Dokumente gesichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt wird, ist im DLS eine umfangreiche Benutzerverwaltung implementiert. Abhängig von der Anmeldung kann z.B. festgelegt werden, ob der Benutzer Dokumente bearbeiten kann oder eine "nur lesende "Berechtigung auf die Dokumente hat. Auf welche Dokumente der Benutzer Zugriff hat, wird über den Verteiler gesteuert. Auf die Benutzerverwaltung selbst kann nur ein Benutzer mit der Berechtigung zugreifen. Weitere Features sind:

• Verteilergruppen: Hier kann ein Benutzer schnell in diversen Benutzergruppen aufgenommen werden
• Log: Hier kann betrachtet werden, welche Aktionen der Benutzer zuletzt getätigt hat.
• Stats: Einige statistische Daten zu den Benutzeraktivitäten

Dokumente und Mailings



In das DLS sind viele E-Mail Funktionen implementiert. So können nicht nur einzelne Mails aus dem DLS direkt an die Empfänger verschickt werden, sondern es werden auch E-Mails verschickt, wenn vom Benutzer Aktionen notwendig sind. Ist so z.B ein Dokument zu prüfen, so bekommt der Benutzer eine Verständigungsmail. Weiter Features sind:

• Versenden der Mails in HTML oder nur Text.
• Individuelle Anpassung des Layouts der Mails
• Einbindung von Logo
• Ist beim Empfänger ein DLS installiert, so kann er das Dokument direkt im DLS öffnen
• Ist kein DLS installiert, so kann der Benutzer das Dokument über seinen Webbrowser öffnen.
• Beim Versenden der Mails kann definiert werden, ob das Dokument als Anhang mitgeschickt werden soll.

Tools



Unter "Tools" werden folgende Features zusammengefasst:

• Kommentare: Kommentare zu Dokumenten können verfasst werden.
• Folder View: Spezielle Ansicht der Dokumente, wobei alle Dokumente aus den Unterverzeichnissen zur schnelleren Suche in der Liste angezeigt werden.
• Sende QM-Info: Ersteller, Prüfer, Freigebenden an ein MS Word oder MS Excel Dokument übertragen
• Link in Zwischenablage kopieren: Kopieren eines Links in die Zwischenablage, der sich in einem Office Dokument einbinden lässt und aus dem man ein Dokument direkt im DLS aufrufen kann.
• Freigegebene Version drucken: Druckt alle markierten Dokumente im DLS hintereinander an den Standarddrucker.
• Entwurf exportieren: Exportiert ein Dokument im Entwurfssatus.
• Freigegebene Version exportieren: Exportiert ein freigegebenes Dokument.

DLS Webinterface



Neben dem oben beschriebenen Interface verfügt das DLS des weiteren über ein Webinterface, mit dem zum Beispiel Benutzer von Linux, oder auch "nur lesende" Benutzer die auf die Daten und Dokumente im DLS zugreifen können.