Updates



Die Updates starten nicht mehr automatisch. Ist ein Update vorhanden, so ist der <Update Client> Button beim Start aktiviert. Über diesen Button kann das Update gestartet werden.

Erster Start
Um die Installation zur erleichtern, wird beim ersten Start abgefragt, ob das Excel AdOn und das Protokoll installiert werden sollen. Wurde das bereits zu einem früheren Zeitpunkt erledigt, so klicken Sie bitte <Abbrechen und nicht installieren>. Sollen die beiden Tools installiert werden, so beachten  Sie bitte, das zum Installieren des Excel AddOn Microsoft Excel geschlossen werden muss.

Neue Stati bei Dokumenten
bei den Dokumenten gibt es folgende neue Stati:

• Abgelaufen: Dokumente könne schon länger mit einer Gültigkeitsdauer versehen werden. Nun werden Dokumente, die über der Gültigkeitsdauer sind, mit dem Status "abgelaufen" versehen und es werden Ersteller und Freigebender mit einer E-Mail verständigt, wenn ein Dokument abgelaufen ist. In den Servereinstellungen kann auch generell ein Gültigkeitsbereich eingestellt werden. Der Wert bei Auslieferung/Update ist auf 0 gestellt, somit gibt es keine automatische Gültigkeitsbegrenzung für das Dokument. Wird aber z.B. 365 eingegeben, so ist jedes Dokument nach Freigabe nur für ein Jahr gültig.
• Zurückgezogen: Dokumente können nun auch zurückgezogen werden, wenn sie nicht mehr gültig sind bzw. nicht mehr verwendet werden sollen. Der Vorteil gegenüber des Löschen des Dokumentes liegt darin, dass die Benutzer verständigt werden können, dass das Dokument zurückgezogen wurde. Wird ein zurückgezogenes Dokument wieder benötigt, so kann es über eine neue Version reaktiviert werden.

Erweiterungen in der Dokumentenliste
In der Dokumentenliste wird nicht nur die Gültigkeitsdauer des Dokumentes neu angezeigt, sondern man kann auch in der Dokumentenliste sehen, ob das Dokument bereits gelesen wurde. Ebenso kann man gleich auf einen Blick erkennen, ob ein Task zu einem Dokument vorhanden ist. In dem Fall wird <Task> angezeigt, und somit kann gleich erkannt werden, dass eine Aktion zu dem Dokument fällig ist. Des weiteren kann in der Dokumentenliste nach der Art des Dokumentes sortiert werden. In dem Fall klickt man auf die Spalte in der die Icons angezeigt werden.

Dokument importieren mit Drag&Drop

• Doublettenschutz: Wird ein Dokument mit Drag&Drop importiert, wird überprüft, ob das Dokument schon im System ist. Wurde das Dokument schon einmal importiert, so erscheint eine entsprechende Meldung und der Benutzer wird gefragt, ob es erneut importiert werden soll.
• Vorlage zuweisen: Wurde ein Dokument außerhalb des Systems erstellt, dann haben diese Dokumente ja zumeist nicht die richtige Kopf und Fußzeile, sowie nicht dir richtige Formatierung. Beim Import mit Drag&Drop kann eine Vorlage ausgewählt und dem zu importierenden Dokument zugewiesen werden. Wird eine Auswahl vorgenommen, so

Verteiler - Ereignisse:


Um schneller einen Überblick zu bekommen, ob ein Benutzer schon ein Dokument gelesen hat, wird in dem Verteiler nun gleich die letzte Aktion angezeigt, die von dem Benutzer für das Dokument vorgenommen wurde.

E-Mail Versand:

• Empfangsbestätigung: Wird ein Dokument per Mail verschickt, so kann optional eine Empfangsbestätigung angefordert werden.
• Empfänger hinzufügen: Zusätzlich zu den Mailempfängern über den Verteiler, können Empfänger hinzugefügt werden, die nicht im Verteiler sind.
• Aktionsmails: Bei den Aktionsmails werden keine Mailkopien mehr an den Versender verschickt. Nur mehr wenn ein Dokument freigegeben wird, bekommt auch der Versender eine Mailkopie. Des weiteren werden bei den Aktionsmails die Namen des Empfängers und des Senders in der Mail angezeigt. Bisher waren die Empfänger ja über BCC verborgen.

Listen - Export zu MS Excel
Generell kann jede Liste nach MS Excel exportiert werden. Bei jeder Liste sollten Sie einen entsprechenden Button finden.

Autologin von registriertem Computer
Wollen Sie nicht immer das Passwort eingeben, so können Sie nun im Menü <Erweitert> <Einstellungen> am Reiter <Erweitert> "Autologin von registrierten Computer> aktivieren. In dem Fall brauchen Sie sich nur einmal von dem PC anzumelden. So lange Sie sich über diesen einen PC in das System einsteigen wird das Kennwort nicht mehr benötigt. Erst wenn Sie im Hauptmenü unter <Datei> auf <Abmelden und Beenden> klicken bzw. sich über einen anderen PC am System anmelden wird das Kennwort wieder benötigt.

Benutzer

• Erweiterung in der Benutzerliste: Die Spalten in der Benutzerliste wurden um die Felder Tasks, Build und Hostname erweitert. Tasks zeigt an, ob und wie viele Dokumententasks der Benutzer offen hat. "Build" gibt an, mit welcher Version des Clients sich der Benutzer einloggt. Damit kann ein Administrator des Systems auf einen Blick erkennen, ob sich Benutzer mit zu alten bzw. der aktuelle Version einloggen.
• Signatur für Mails: Bei Mails an Partner, Lieferanten kann es sinnvoll sein, auch eine Signatur in den Mails anzugeben. Die Signatur kann bei den Benutzern eingegeben werden und in die Mailvorlagen implementiert werden. Dazu muss in die Mailvorlagen die Variable @signatur eingebaut werden. Sollten Sie dazu Hilfe benötigen wenden Sie sich bitte an uns.
• Mehrere Benutzer auf einmal anlegen: Die Anlage von Benutzern aus den Kontakten wurde vereinfacht. Es können mehrere Benutzer auf einmal erstellt werden. Usernamen und Passwörter werden automatisch vergeben. Die Zugangsdaten können dann direkt an die Benutzer gemailt werden.
• Zugangsdaten an Benutzer mailen: Die Zugangsdaten können an die Benutzer gemailt werden.

Erweiterte Suche



Mit Version 8.9 wurde auch die erweiterte Suche implementiert. Mit dieser ist eine mehrstufige Suche über die Dokumente möglich. Die Suchabfragen könne auch gespeichert werden, die in den Virtuellen Dokumentenansichten gespeichert werden und aus diesen wieder abrufbar sind.

Virtuelle Dokumentenansichten
Virtuelle Dokumentenansichten sind besondere Abfragen über die Dokumente. Bei der Installation des Updates werden ein paar Ansichten bereits vorinstalliert. So gibt es z.B. die Abfrage "Abgelaufene Dokumente", die alle Dokumente im System anzeigt, die abgelaufen sind, oder "Dokumente in Bearbeitung", die alle Dokumente im System anzeigt, die nicht freigegeben sind. Eigene Ansichten können über die <Erweiterte Suche> erstellt werden. Sind besondere Ansichten notwendig, so können Sie sich auch an uns wenden und wir werden versuchen, diese für Sie zu erstellen.

MS Word Optionen
MS Word Optionen ist ebenfalls komplett neu und soll das Handling von MS Word Dokumenten vereinfachen. Prinzipiell gilt für alle Funktionen, dass diese nur auf Dokumente in Bearbeitung angewendet werden können. Das Tool umfasst folgende Punkte:

• Suchen und Ersetzen: über die in der Dokumentenliste gewählten MS Word Dokumente kann ein generelles Suche und Ersetzen im Text vorgenommen werden. Anwendungsbeispiel wäre, wenn sich der Firmenname ändert.
• Von Vorlage kopieren: den in der Dokumentenliste gewählten MS Word Dokumente kann eine Vorlage zugewiesen werden. Von dieser Vorlage werden nicht nur Kopf und Fußzeile sondern auch Seitenränder und Formatierungen, wie Standardschriftart, Überschrift 1 etc. übernommen. Das ist ein sehr mächtiges Tool und kann v.a. bei der Aufnahme von extern erstellten Dokumenten verwendet werden, aber auch wenn das Design für die gesamte Dokumentation geändert werden soll. Neues Firmenlogo und neue CI sind somit kein Problem mehr und Dokumente müssen nicht einzeln geändert werden.
• MS Word Makro ausführen: Sollten komplexere Operationen notwendig sein, so kann ein MS Word Makro erstellt werden und das auf die gewählten Dokumente angewendet werden. Nur was für Experten.

History Chart
In der History Chart wird der Änderungsgrund nun direkt in der Übersicht angezeigt. Es muss nicht mehr in die Details geklickt werden, um den Änderungsgrund zu sehen.

Dokumentenereignisse
Die Dokumentenereignisse wurden übersetzt und werden nun auch in Deutsch angezeigt

Dokumente - Vier Augen Prinzip
An und für sich ist es ja möglich, dass Ersteller, Prüfer und Freigebender in einer Person vereint sind. Sollte es nicht gewünscht sein, dass das möglich ist, so kann von einem Administrator im Menü <Erweitert> unter <Servereinstellungen> das Vier Augen Prinzip vorgeschrieben werden. Ist dieses aktiviert, so muss entweder Prüfer oder Freigebender eine zweite Person sein.

Mail an Verteilergruppe
Wollte man bisher eine Mail an eine komplette Verteilergruppe senden, so wurden die Adressen an den Standard Mail Client übergeben, wobei aber das Problem darin bestand, das auf Grund einer technischen Beschränkung bei größeren Verteilergruppen oft nicht alle übergeben wurden. Das wurde behoben in dem nun in der gewohnten Maske Mails an eine Verteilergruppe geschickt werden können.

Dokumentenauswahl
Bei der Dokumentenauswahl (z.B. Links) wurde die Liste um die Versionsnummer und das Freigabedatum erweitert.

Volltextsuche
Diie Volltextsuche wurde komplett überarbeitet und das Konzept der iFilter implementiert. Was hier lapidar in einem Satz formuliert wird, war Arbeit von Monaten.

Excel AddOn deinstallieren
Im Menü <Erweitert> <Einstellungen> im Reiter <Outlook - Excel> gibt es nun auch die Möglichkeit das Excel AddOn zu deinstallieren bzw. zu prüfen, ob und von welchem Pfad aus das Excel AddOn installiert wurde. Die Deinstallation bzw. Neuinstallation kann notwendig sein, wenn die Software komplett in ein neues Verzeichnis gelegt werden soll.

Installation des Protokolls
Die Installation des Protokoll, welches notwendig ist, um Dokumente im DMS über Links aus E-Mails oder aus anderen Dokumenten zu öffnen, wurde überarbeitet, sodass nun keine Administratorenrechte auf dem PC notwendig sind, auf dem das Protokoll registriert werden soll.

Erweiterungen verknüpfen



Dieser Punkt ergibt sich, dass bei ein paar Dateitypen (z.b: url, html-seiten, bilder) es notwendig ist, diese Dateien und Dokumente mit einem anderen Programm zu bearbeiten, als sie zum Betrachten aufgerufen werden. z.B. Kann ein Bild mit jedem Bildbetrachter- Programm geöffnet und betrachtet werden, wenn man eine solche Datei aber bearbeiten will, ist es besser, wenn man einen Photoshop oder ähnliches zur Verfügung hat. In diesem Tool, das im Hauptmenü <Erweitert> unter <Erweiterte Einstellungen> <Erweiterungen> zu finden ist, kann definiert werden, mit welchen Programm die Datei oder das Dokument geöffnet werden soll, wenn sie bearbeitet (checkout) werden soll. Wird nichts eingegeben, so wird automatisch, das vom Betriebssystem vorgegebene Programm verwendet.