Archivfunktion
Mit den Jahren entsteht eine Fülle von Dokumenten, die man nicht immer in der aktuellen Ansicht braucht. Aus dem Grund können nun Ordner und Dokumente einfach archiviert werden. Über die Benutzereinstellungen man die archivierten Dokumente ausblenden oder anzeigen. Auch kann man jederzeit die Suche über dir archivierten Dokumente ausdehnen und wenn ein Link zu einem archivierten Dokument gesetzt ist, dann werden diese auch angezeigt. Archiviert werden können einzelnene Dokumete, Ordner und ganze Ordnerbäume. Genauso einfach können Dokumente und Ordner mit Drag&Drop wieder aus dem Archiv geholt werden.

Dokument reaktivieren
Ist ein Dokument abgelaufen, so muss nun nicht mehr eine neue Version erstellt werden, um es zu reaktiveieren. Über einen neuen Menüpunkt kann es schnell und einfach reaktiviert werden.

Neues Dokument erstellen
Erstellt man ein neues Dokument so schliessen sich Import und Neuerstellung von Vorlage nicht mehr aus. MS Word Dokumente können importiert und gleich einer Vorlage zugewiesen werden.

Dokumente: 4te Funktionsebene eingezogen
Einer der Hauptpunkte des Updates. Neben dem Ersteller, Prüfer und Freigebenden wurde zwischen Prüfung und Freigabe eine weitere Funktion eingeführt, da es bei manchen Prozessen zu Engpässen bei der Zuweisung der Verantwortlichkeiten kam. Diese Funktionsebene muss systemweit über die Einstellungen aktiviert werden. Diese Daten werden auch an die Office Dokumente geschickt und stehen dort zur Verarbeitung zur Verfügung.

Dokumente: Checkout bei Doppelklick
Generell war es ja bisher so, dass bei einem Doppelklick auf einen Eintrag in die Dokumentenliste die freigegebene Version geöffnet wurde. Das wurde dahin abgeändert, dass bei einem Doppelklick das Dokument ausgecheckt wird, so es sich bei dem Doppelklicker um den Ersteller, Prüfer oder Freigebenden handelt, da hier die Wahrscheinlichkeit eher gegeben ist, dass dieser das Dokument bearbeiten, prüfen oder freigeben will, als die freigegebene Version zu betrachten. Diese Option muss systemweit über die Einstellungen aktiviert werden. Das aus dem Grund, um vorher die Mitarbeiter über das geänderte Verhalten zu informieren, damit es hierbei nicht zu Missverständnissen kommt.

Excel Addon ausgemustert
In der neuen Version wird das Excel Addon nicht mehr benötigt. Die gesamte Steuerung erfolgt über OLE. Das Layout der Fusszeilen in Excel und Powerpoint kann angepasst werden und es können auch verschiedene Fusszeilenlayouts erstellt werden und je nach Bedarf den Dokumenten zugewiesen werden.

MS Word - Überarbeitungsmarkierungen
Bei der Freigabe von MS Word Dokumenten können durch einen einfachen Klick die Überarbeitungsmarkierungen zurückgesetzt werden, damit im freigegebenen Dokument diese nicht sichtbar sind. Hier wurde dem Wunsch nach "sauberen Dokumenten" bei der Akkreditierung nachgekommen.

MS Word und MS Excel - Dokumentenschutz
Freigegebene MS Word und MS Excel Dokumente können weiter über den von Microsoft zur Verfügung gestellten Dokumentenschutz geschützt werden. Ziel des umgesetzten Kundenwunsches ist, dass keine manipulierten Dokumente gedruckt werden können. Wurde das bisher über die PDF Funktion gewährleistet, muss bei der Lösung nicht von jedem Dokument ein PDF erstellt werden.

Dokumente: Serienbriefe
In der neuen Version wird es auch möglich sein Serienbriefe zu erstellen und zu lenken, wobei die Steuerdatei z.B. ein Excel Dokument vom Dokumentenmanagementsystem automatisch mitverwaltet wird. Das größte Problem bei dem Punkt, dass MS Word den Pfad zur Steuerdatei fix im Dokument abspeichert und sodann am Zielrechner des Users über den Pfad nicht zu finden ist, wurde gelöst. Die Zuordnung der Steuerdatei zu einem Dokument erfolgt über die Links und es wird auch möglich sein eine Steuerdatei für mehrere Dokumente zu verwenden. Initiiert wurde das von einem Kunden, der seine Produktspezifikationen in einer Excel Tabelle hat und in dem MS Word Dokument nur die Maske zur Anzeige angelegt hat.

Dokumente: Excel Verknüpfungen
Das VISCOM.DMS ist nun in der Lage auch verknüpfte MS Excel Dokumente zu verwalten. Das bedeutet, dass wenn von einem Excel Dokument auf Werte in einem anderen Excel Dokument zugegriffen werden, wird das referenzierte oder verlinkte Excel Dokument automatisch ebenfalls vom Server geholt, lokal auf der Workstation gespeichert und die Werte werden aktualisiert. Es können auch mehrere Excel-Dokumente verknüpft werden, zur Zeit beschränkt sich der Automatismus jedoch auf eine Ebene. Das bedeutet Dokument A kann sich Werte aus Dokument B holen. Hat Dokument B jedoch Werte aus Dokument C so werden dir zur Zeit nicht aktualisiert.

Kontakte - E-Mail ändern
Admins können wieder die E-Mail Adresse bei den Kontakten ändern, wenn der Kontakt einen Zugang zum System hat. An und für sich war gedacht, dass Mitarbeiter, die einen Zugang zum System haben, ihre Kontaktdaten selbst warten, aber da haben wir scheinbar an der Realität vorbeientwickelt.

User Onlinestatus
Der Onlinestatus eines Users wird nach spätestens 3 Tagen automatisch zurückgestellt, wenn keine Aktivitäten mehr erfolgen.

Screen und Monitormanagement
Das Screen und Monitormanagement wurde verbessert. Sollte man z.B. mit einem Notebook von 2 Monitoren auf 1 wechseln, so sollten einzelne Fenster nicht mehr außerhalb des sichtbaren Bereiches liegen.

Benutzereinstellungen
Das Layout der Benutzereinstellungen wurde überarbeitet und neu gegliedert.

Servereinstellungen
Das Layout der Servereinstellungen wurde überarbeitet und neu gegliedert.

Dokumente: Ersetzt Version
Wurde bisher nur das Erstellungsdatum der Vorversion des Dokumentes an das Dokument geschickt, wird nun auch das Freigabedatum der Vorversion an das Dokument geschickt.

Benutzerliste
Bei der Benutzerliste wird nun die Funktion in der Liste (admin/user), sowie die Anzahl der offenen Tasks angezeigt.

Bug behoben - Reconnect
Das reconnecting zum Server bei Verbindungsverlust (z.B. wenn man das Notebook aus dem Tiefschlaf holt) sollte nun wieder funktionieren.

Threads (Beta)
In der Testphase, aber für User mit Sinn fürs Experimentelle. Einige Funktionen beim Start, sowie das Öffnen von Dokumenten, Aus und Einchecken von Dokumenten werden nicht mehr linear sondern parallel abgearbeitet. Dadurch soll das Programm schneller werden. Z.b. wenn mehrere Dokumente geöffnet werden, und es ist ein großes Dokument dabei, so muss man nicht warten bis das große geladen wurde, sondern die kleineren werden parallel geladen und öffnen sich sobald sie bereit stehen.

Erweiterte Suche
Die erweiterte Suche wurde ebenfalls überarbeitet. So kann nun nach Ersteller, Prüfer, Vorfreigebenden und Freigebenden gesucht werden. Eine schnellere Volltextsuche wurde ebenfalls implementiert, die aber extra bestellt werden muss und nur DLS.Plus Kunden zur Verfügung steht, da hier auf Serverseite einiges einzurichten und zu warten ist. Des weiteren für Plus Kunden gibt es eine Schnellsuche über alle wichtigen Felder bei der Dokumententitel, Code, Ersteller, Prüfer, Freigebender, Kategorien, Dateierweitererung, Kontaktliste, Änderungsgrund gleichzeitig durchsucht werden.

Ordner - Verteilergruppenvorgabe ändern
Eine Änderung der Voragabe der Verteilergruppe für einen Ordner kann auf alle Unterordner auf einmal angewendet werden.

Textvorschau für Dokumente
Wenn man ein Dokument sucht ist der Titel nicht immer aussagekräftig. Aus dem Grund kann man mit F7 eine Textvorschau für das Dokument aktivieren, so das Dokument textbezogen indiziert werden konnte.

Dokumente - Neue Version:
Wurde eine neue Version erstellt und die checkbox "Dokument nach der Erstellung auschecken" nicht aktiviert, so wurden Versionsnummer etc. nicht an das Dokument übertragen. Ursprünglich dazu gedacht, von mehreren Dokumenten schnell eine neue Version erstellen zu können, hat sich das zu einem Problem entwickelt. Das wurde behoben, in dem beim ersten auschecken, diese Informationen übertragen werden.